中国档案

学术论文

中国联通全国性数字档案馆建设实践的思考

 

杨茜雅

摘要  本文着重探讨了中国联通全国性数字档案馆建设的必要性和可行性,明确了云计算是中国联通全国性数字档案馆实现的技术保障。中国联通全国性数字档案馆的建设思路是:基于云计算,构建一级架构的数字档案馆; 建立统一的元数据标准体系; 实现档案信息资源管理创新; 推进电子档案综合试点工作;并通过“定规范、建应用、归档案”三步走的建设思路来实现全国性数字档案馆的建设目标。

关键词  数字档案馆  云计算  建设规划

2009,国资委、国家档案局联合发布的《关于进一步加强中央企业档案工作意见》指出,“中央企业档案是国家信息资源和国有资产的重要组成部分,加强企业档案工作是中央企业的重要责任”,明确要求积极推进档案信息化,强调加强中央企业档案工作对于提升中央企业的核心竞争力具有重要意义;2010年底,国资委和国家档案局联合将中国联通列为中央企业建设数字档案馆的试点单位之一,为此中国联通先后开展了集团总部和5个试点省的数字档案馆项目建设;2012年,国家档案局,财政部将中国联通列为会计档案电子化管理试点单位。

本文根据中国联通的数字档案馆建设已经取得的实践经验,针对中国联通全国性数字档案馆建设的必要性、可行性,面临的问题与挑战,提出相应的对策和建议。

1 中国联通全国性数字档案馆建设的必要性和可行性

1.1中国联通档案工作存在的问题

由于中国联通是由原中国网通和原中国联通两家大型企业集团合并重组而成,原两家企业在业务、管理方式、企业文化等方面存在着很大的差异。基于以上这些因素,中国联通的档案工作存在着不少问题。总体上表现在:

1)地区差异大。各省分公司的数字档案馆都是独立建立的,且存在着地域性差异,无法互相兼容,甚至各分公司的档案管理制度和工作流程都无法做到统一,无法实现信息资源的集成与共享。

2)内部协调难。各业务部门重视程度不一,归档质量和效率难以保障。

3)垂直监管难。集团对各省分公司、馆长对档案员、档案员对业务部门、档案员对档案难以做到有效监管。 

4)具体问题多。如:档案工作与业务工作脱节,收集途经不顺畅;电子档案收集范围不明确;管理流程不统一;档案利用率低,档案服务工作被动等。

如何打破信息孤岛,实现集团档案信息的规范化管理和资源共享,是中国联通数字档案馆建设亟待解决的问题。

1.2建设中国联通全国性数字档案馆的优势

相对于集团总部和各分公司各自独立建设数字档案馆,中国联通全国性数字档案馆的优势体现在:

1)加强信息资源管理能力。中国联通全国性数字档案馆依托中国联通云平台,采用一级档案信息管理架构,彻底解决集团内各单位数字档案信息孤岛问题,实现全集团档案数字资源的互联互通,为档案信息资源统一收集、统一管理、统一存储、统一利用奠定基础。

2)提高档案管理水平。中国联通全国性数字档案馆的建设不是原有系统的简单复制或功能再现,而是基于国家标准和规范,制定符合企业实际的标准规范体系和管控模式,在方案设计与实施过程中更加注重档案管理水平的提升、档案价值创造能力的提升,为中国联通各项业务发展提供有效支撑。

(3)避免重复建设。能够实现全集团范围内档案数字资源的统一建设,利用有限的资金争取集团内更多的档案数字资源,有效避免各省分公司重复建设所造成的资源浪费,大幅降低运维成本。

4)提升信息资源利用效果。采用集中、高效、可扩展的云架构,实现集团总部和各省、市分公司的档案集中管理和共享利用;通过建立集档案信息资源管理、档案信息资源开发、档案信息资源应用于一体的业务视图,满足企业对信息资源利用的需求,保障建设投资发挥长期效益。

1.3云计算是中国联通全国性数字档案馆实现的技术问题

从理论上讲,将云计算技术应用于数字档案馆,能够很好地解决数字档案馆建设中存在的数据共享难、跨域访问、重复建设等问题。中国联通目前亟待解决的问题是:

(1) 档案数字资源共享。如何通过总部及各省分公司的计算资源的协同工作,将分布式存储的档案数字资源进行整合,由集成的搜索界面实现不同“云”之间的互操作,实现中国联通数字档案馆各用户之间档案数字资源的共享;

(2) 解决技术上的异构问题。如何发挥云计算提供的强大的数据存储和网络服务功能,实现云计算的标准化服务和多方协同的优势,有效地解决好数字档案馆技术上的异构问题,降低数字档案馆存储空间的成本,提供更加完善的用户服务功能。

(3) 提高数字档案资源利用效率。如何通过档案数字资源的聚合,运用云计算技术创建更加多样化、个性化、全方位的智能信息共享模式,提高中国联通公司的数字档案资源利用效率,提升数字档案馆的信息服务能力。

2 构建中国联通全国性数字档案馆的必要条件

“顶层设计”是实现中国联通全国性数字档案馆建设目标的关键环节,而“顶层设计”的重要工作就是要“要构建一级架构下的数字档案馆,认真做好试点工作,积极探索大型企业集团数字档案馆建设之路”。

2.1创新管理体制是大型企业集团数字档案馆建设的必要保障

    需求导向的集约化数字档案馆建设管理体制的创立,是保证全国性数字档案馆建设成败的关键因素。实践表明,在缺乏统一领导、统一规划、统筹协调体制保障的情况下,集团性企业很难实现预期的数字档案馆建设目标。为此,中国联通成立了由集团公司总经理陆益民为组长,集团公司主管信息化工作的副总经理李福申为副组长的项目建设领导小组,负责项目建设的统筹规划和顶层设计。同时还成立了由中国联通综合部、财务部、信息化部、法律部、采购部等部门组成的项目建设实施组,负责总体工作筹划、确定工作模式、开展业务规范制定、组织软件测试与各级分公司实施推广等工作。另外,选定北京东方飞扬软件股份有限公司为协作开发伙伴,负责系统需求分析、系统方案设计、代码编写、软件测试、专业定制以及协助各省分公司实施推广和试运行反馈等。

在项目领导小组的指导下,中国联通数字档案馆项目确定了“统筹规划、需求导向、项目带动、重点突破”的指导思想,认真组织、周密安排,有步骤地开展数字档案馆的建设工作。

2.2 明确项目建设目标是实现全国性数字档案馆建设的关键

全国性数字档案馆建设的主要目标是:构建基于云计算的中国联通数字档案馆体系,通过电子档案的全集团共享,实现真正意义上的全集团(总部+31个省分公司)档案的一体化管理,确保企业档案的完整、准确、系统、安全及共享利用,提高中国联通的核心竞争力,对国有资产的保值增值创造一个良好的平台。若想实现这些建设目标,有关方面在实践中务必要做好以下几项工作:

1、要利用云计算技术,构建一级架构的数字档案馆。具体而言,就是利用云技术,依托中国联通云平台,采用一级档案信息管理架构,彻底解决集团内各单位数字档案信息孤岛问题,实现全集团档案数字资源的互联互通,为档案资源统一收集、统一管理、统一存储、统一利用奠定基础。

2、应建立中国联通数字档案馆标准规范体系。重新梳理集团内部档案管理体系和流程,通过信息化推动档案工作业务流程变革,形成一套完善的标准规范体系,促进集团档案工作的科学化和规范化。

3、实现档案信息资源管理创新。进行档案信息资源管理方法的创新,促进档案管理和档案利用的服务工作由被动转为主动,确保企业档案作为国有资产的保值增值。

4、推进电子会计档案综合试点工作。通过国家会计档案电子化的首家试点工作,促进全集团会计档案的集中和规范管理,在国内率先实现会计档案无纸化,降低企业能耗和办公成本,提升企业基础管理水平。

3建设中国联通全国性数字档案馆的对策建议

基于对国内外数字档案馆建设实践和理论的认识,中国联通数字档案馆建设应采取“定规范、建应用、归档案”三步走的工作思路。

3.1应制定科学合理的标准规范体系

中国联通全国性数字档案馆的建设,应从执行、管理、协作、共享“四个维度”出发,构建三类标准规范体系。

所谓“执行”维度,是指档案部门按照标准流程开展档案业务工作;所谓“管理”维度,是指侧重于对档案工作人员进行绩效管控;所谓“协作”维度,是指重点确定档案部门与集团其他业务部门业务衔接范围和内容;所谓“共享”维度,是指要关注实现集团/省份与普通用户档案信息资源共享的途径、方式和安全保障。

通过明确档案管理重点,制定标准规范体系,实现档案管理规范化、档案分类标准化、档案编码统一化。

3.2应基于符合条件的云平台构建一级架构的数字档案馆

云应用开发平台必须符合一级架构数字档案馆的关键性技术要求。具体来说,云平台只有满足以下几个方面条件的要求,才能为构建一级架构的数字档案馆提供相对完备的条件保障。

(1)  一级架构——具备“一点部署,任意访问”特性,符合全集团范围内使用的要求;

(2)  统一技术标准—— 联通云平台已具备标准化的技术标准和接入规范;

(3)  存储能力——具备“无限扩容”的存储能力,符合海量电子文件的存档要求;

(4)  访问性能——利用并行计算与缓存技术,支撑全国用户的档案在线浏览操作;

(5)  开发效率——基于云平台技术规范和大量可用服务,简化开发复杂度,提升效率。

在云应用开发平台具备上述条件的前提下,有关数字档案馆的项目建设团队才可以基于云平台,构建一级架构的中国联通全国性数字档案馆。

3.3应建立标准接口的在线归档模型

中国联通档案管理的方式正趋向于电子化管理,业务部门也倾向于电子化归档,部分系统已具备电子归档的技术条件。要实现电子文件在线归档,必然要涉及中国联通不同的业务部门和众多的业务系统。针对此种情况,中国联通数字档案馆建立了标准化的在线归档接口,集团其他业务系统只需按照此标准设计接口,便可以与数字档案馆连接,就像一个多功能电源插座,只要各类电器设备有标准的插头都可以接入,不需要再关注数字档案馆的内部原理,此所谓“即插即用”的在线归档模型。如下图所示:

3.4应制定中国联通全国性数字档案馆统一建设方案

    统一的建设方案,是确保中国联通全国性数字档案馆建设项目目标得以实施的必要保障条件。在制定该方案的过程中,参与项目的各方必须通力配合,着力满足好如下几个层面的数字档案馆建设要求。

    1)统一规范,促进档案管理标准化。为了使集团总部和各省分公司的档案工作实现管理统一化、分类标准化、编码一体化,需要建立标准化归档流程、量化管理指标、加强绩效考核制度、制定实施管理办法,辅助数字档案系统推广。

管理统一化——进一步加强集团层面的管控力度,在归档流程、归档范围、编码规范等方面制定全集团统一的档案管理标准,为一级架构的全国性数字档案馆系统研发和推广提供保障;

分类标准化——基于国家标准,针对中国联通实际情况,结合原有《中国联通档案分类规则》,按二级分类原则重新梳理和制定中国联通档案分类标准,细化定义每类档案的归档范围和保管期限,并向全集团推广;

编码一体化——针对共享难、查阅繁的老大难问题,建立档号、盒号、二维条码等标准编码体系结构,全面统一档案编码“度量衡”。

    2)建立统一的元数据标准体系。结合集团业务和各级单位的档案管理工作,制定满足集团业务需要的档案元数据规范,为中国联通全国性数字档案馆建设提供元数据参考依据,为集团总部以及各级分公司相关信息系统的电子文件归档提供统一的元数据描述,实现各级分公司不同机构、档案系统或不同信息系统之间文件及信息的交互操作。业务系统中定义的属性通过数字档案馆的元数据转换成档案的著录项,其中元数据起到了桥梁的作用,实现从业务语言到档案著录项的自动映射。

    3)关口前移,让业务部门参与收集工作。中国联通数字档案馆业务方案设计以文书档案归档流程为参照,制定9类档案统一归档流程。业务部门参与档案收集,实现“关口前移”,通过将档案收集关口前移到前端相关业务部门,可以将文件前期的整理工作交由业务部门的档案员处理。由于各部门的专业人员对其业务比较熟悉,这样既提高了档案收集效率也保证了准确率。中国联通综合部档案员负责档案上架及后续管理工作,发挥其专业能力的同时也减轻了工作量。

    4)构建一站式“云”数字档案馆服务平台。依托云计算技术,构建中国联通全国性数字档案馆系统,作为全集团档案管理信息平台。通过建设覆盖中国联通三级档案管理层次的数字档案馆,建立一个全集团上下相通、管理互联的一级架构的档案资源网络体系,实现集团各部门、各分公司档案信息资源的互补和共享。同时这也是全集团档案业务的信息交流平台和学习平台,将原集团内分散的资源进行整合,提供快捷、全面、专业的一站式服务,构筑起档案工作者与企业内部,乃至全社会沟通的桥梁。

    5)实施“31+1”分布式应用服务策略。根据中国联通电子档案管理要求,数字档案馆系统应具备强大的存储能力。存储能力指的是数字档案馆系统承载全集团电子档案文件存储并保障访问性能的能力。传统的网络存储系统采用集中的存储服务器存放所有数据,存储服务器成为系统性能的瓶颈,不能满足大规模存储应用的需要。分布式网络存储系统,是将数据分散存储在多台独立的设备上,采用可扩展的系统结构,利用多台存储服务器分担存储负荷,利用位置服务器定位存储信息,不但提高了系统的可靠性、可用性和存取效率,还易于扩展。

    6)电子档案归档标准化接口规范。为了满足全集团几十个业务系统的归档需求,保障档案收集工作的有效性、及时性,应制定适用于集团内部所有业务系统的标准化电子档案归档接口规范,使其可以在相当长的时间内支撑并免除因各业务系统扩展产生的变更需求。同时,还应根据此规范构建可支持全集团业务系统电子档案实时归档的档案收集平台。

   7)应采用全文索引技术,提升档案数据的统计和检索能力。要实现高效的档案提供利用服务,首要工作是快速、有效的定位所需要的档案文件为了提高搜索效率,应采用全文索引技术,研发可支撑全集团千万级档案数据的统计检索能力,不仅将原有档案信息系统分钟级的响应能力提升至秒级,也为用户提供了多种搜索方式,包括全文模糊搜索、精确定位搜索、灵活分类搜索,统计的结果可以按报表和统计图的方式显示,对象和方法可自由定制。

参 考 文 献

[1] ES-OAIS数字档案馆介绍.[EB/OL].[2014-7-1].http://www.docin.com/p-433757168.html

[2]何帅等.基于数字资产理念的海上油气设施工程信息数字化建设[J].档案学研究,20132):47-50

[3] 李学广等.关于数字档案馆建设的思考. [EB/OL].[2014-7-1].http://www.jlitw.com

/news_show.asp?id=2320

作者简介:

   杨茜雅,中国联合网络通信集团有限公司文档处处长,副研究馆员,中国档案学会信息化技术委员会委员。长期从事档案管理工作,主持完成的国家档案局立项的“中国联合网络通信集团有限公司数字档案馆建设研究”课题,获得了2014年度国家档案局优秀科技成果二等奖。