中国档案

学术论文

大数据对铁路档案信息资源开发的影响

 

玥瑄

摘要:随着大数据概念的提出,大数据研究热潮席卷全球,中国铁路作为交通运输业的重要组成部分,必然要面对大数据概念所带来的冲击和挑战。档案信息是大数据的基础,大数据的显著特点决定了它在社会生活各方面所起到的重要作用,也必然对铁路档案信息资源的开发,在创新服务模式、建立合理信息结构体系、加快信息化建设步伐,加强档案队伍建设等方面产生积极影响。

关键词:大数据  铁路  档案信息资源

20115月,美国麦肯锡公司发布的《大数据:创新、竞争和生产力的下一个前沿领域》报告,首次提出了大数据的概念。“数据已经渗透到每一个行业和业务职能领域,逐渐成为重要的生产因素” 。人们习惯上用4个“V”来进行描述大数据的特点,Volume(信息量)、Variety (信息种类)、Value(信息价值)、Velocity(信息处理速度)。即数据体量巨大、数据类型繁多、价值密度低、处理速度快。2012,美国政府投资2亿美元启动“大数据研究和发展计划”, 随后全世界掀起了大数据研究热潮。我国也相应布局,开展在各领域的大数据研究,各行各业积极投入,努力在这场技术革命中争取好的表现。目前,大数据技术正在被广泛应用到经济社会发展之中。

档案的本质是信息,它是一种真实的、具有原始记录属性的信息。作为信息的一种,档案信息不仅具有信息的一般共性:信息的客观性、普遍性、传播性、动态性、依附性以及信息的价值等,而且还具有区别于其他信息的特殊性。那就是“档案是一种最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生性固化信息,从根本上体现着信息的确定性与可靠性。”从这个意义上说,档案是原生态的数据,是大数据的基础。

中国铁路作为交通运输业的重要组成,正面临着由传统的站到站运输向现代物流企业转型的严峻挑战。客流的组成分析与列车开行方案的制订、货主的需求与市场变化分析、基础设施投资的效益与预测、运输生产布局与员工队伍的合理调整,均需要科学可靠的大数据分析与决策。因此,可以说大数据概念的提出,给铁路行业带来了空前的机遇和挑战,也必将对为铁路运输生产和经营管理服务的铁路档案信息资源开发产生巨大影响。

影响一:改变原有的思维定式,实现服务模式创新

铁路档案信息利用服务主要是面向企业内部,无偿提供利用。由于档案利用需要履行一定的审批手续,利用方式以到档案室查阅为主,档案部门为利用者提供实体性档案信息服务。这种利用方式的缺点是人为因素大、信息分散、查全查准率低、档案利用成本高。同一问题由不同人员调阅,查询范围会不一样,查询结果也会有所差异,直接影响档案利用效果和服务水平。

与此同时,档案信息管理系统开发存在重建设轻维护、重硬件轻软件、重收集轻利用、重技术轻管理等倾向,在深度和广度上还有不足,表现出不同程度的滞后性、低时效性和不齐全性。这些问题极大地制约了档案信息的开发利用,致使信息资源的独特资源优势无法得到充分的发挥和展现。

要改善这种局面,提高档案信息资源的利用水平,必须突破原有的思维模式,树立大数据、大档案观念。实现档案管理对象集成化、档案信息数字化、档案信息载体多样化、档案信息传递电子化、档案信息服务网络化。整合档案信息资源,构建以用户为导向、以网络和数字技术为依托的档案信息资源服务平台,充分发挥档案信息作为企业战略资源、经济资源和管理资源的核心作用。拓展档案归档理论,研究对档案信息的实时归档和实时著录,在档案数字化建设的同时,追求档案数据化。改变传统的思维定式,把档案服务范围从最初的证据服务,扩展到资源服务,进而发展为价值服务,实现服务模式的创新。

影响二:有利于建立良好的信息结构体系

建立结构合理、质量优化、比例协调、种类齐全的档案信息体系,这是企业档案信息资源开发的基础。企业合理的信息结构由纵向和横向结构两部分组成。纵向结构是以线的形式反映出企业发展历程和各个时期的主要生产经营活动;横向结构是以面的形式反映出企业在每个时期各个方面的活动情况。纵向结构和横向结构构成企业档案科学合理的信息结构体系。

铁路档案部门时刻关注铁路改革发展和运输生产、经营管理活动等各项工作动向,扩充思路,广泛收集各种信息,努力构建企业内部和外部的信息网络,从铁路运输生产、客货运市场营销、多元经营管理、铁路科学研究、政策制度建立等多角度、全方位地建立信息体系,丰富信息资源,在信息资源储备与信息资源供给上保持一个良好的状态,充分体现信息资源的再生性和可开采性。为充分发挥企业档案信息资源的资源优势和价值奠定基础。

信息技术的发展和计算机的广泛应用,导致大量的电子文件、数字化产品的出现。在大数据背景下,档案载体出现了多元化的局面,产生了磁带、磁盘、光盘等具有数字读取能力的新载体档案。这些新载体档案,以信息量大、存贮空间小、信息涵盖丰富、传播快、可满足远程利用等等特点,全方位、多元化地记录和反映了企业的生产和经营发展等各项活动中,对构建企业良好的档案信息结构体系,起到了积极的作用。

影响三:加快了铁路档案信息化建设的改革创新步伐

改革与创新是档案信息化发展的必然趋势,也是铁路档案部门在大数据时代的生存之道。抓住信息技术快速发展的契机,创新管理技术与服务模式,是铁路档案信息资源开发的新命题。

数字化是信息技术的首要技术特性。档案信息要想经济、快速地传播,优质、高效地利用,最大限度地发挥资源优势,满足社会、企业对档案信息的利用需求,传统载体的档案信息必须首先经过数字化处理,才能通过计算机网络进行管理、使用和传播。

标准化是档案数字化管理不可忽视的重要因素。没有标准化的制约,数字化的档案信息就是一盘散沙。在网络环境下,离开标准化,任何信息或技术都会被拒之门外。进行档案信息资源开发更是寸步难行。因此,要做好档案信息资源体系的标准化工作,即建立统一的档案信息资源体系标准,制定切实可行的标准化管理制度,包括规定统一的定义、内部体系结构、数据交换方式、信息流向、信息分类编码、软硬件接口规范、通讯规则、功能设置、支撑环境等。

档案著录也是标准化的一个重要内容。无论是数字化的馆藏档案,还是电子文件转化而成的电子档案,各种载体存贮的档案信息需要统一组织到数据库,数据化之后才能进行信息资源的利用服务。著录标准化是实现档案信息数据库管理的前提和基础,也是大数据背景下,实现档案信息的数据化管理的必由之路。著录标准化主要包括著录项目和著录格式的确定问题。著录项目决定数据库可以向利用者提供哪些档案特征信息,并保证检索系统的查全率和查准率。著录格式则决定数据库结构的合理性。

大数据的实时性与动态性如何与档案著录标准化有效地衔接,从而将海量数据转化为有价值的数据,发挥大数据的决策与预测功能,是今天档案信息化建设需要思考和解决的问题。

影响四:对铁路档案队伍建设提出更高要求

现代化的实质是人的现代化。铁路改革发展建设需要高素质的人才,档案信息资源开发建设同样需要一支高素质的档案工作者队伍,这是企业档案事业发展的根本保障。

过去几十年,铁路档案工作受计划经济体制的影响,囿于 “重藏轻用”及保密观念的束缚,过度强化政治性和机关工作职能,档案工作侧重于收集保管和安全保密。档案工作者在长期的手工操作模式中形成了相对固定的思维模式,对档案利用需求的思考少之又少,缺乏对用户需求的深入、细致的研究。加之档案界理论创新和技术创新的步伐与其它行业相比较为缓慢,也导致部分档案工作者信息化观念模糊,对新知识、新技术需求不迫切,反应不敏感。人的因素严重制约着企业档案信息资源的有效开发。

随着计算机及其网络技术的发展,文档一体化、档案信息数字化、利用方式网络化等现代管理方式和科技手段的运用,加快了档案管理信息化的步伐,也对档案工作者提出更高要求。在市场竞争环境下,要主动了解用户需求,并具备一定的业务知识储备和知识能力储备,要有创新思维、创新理念,准确把握企业发展与信息管理、知识管理的关系,深刻理解现代企业对档案信息资源开发的要求,自觉树立企业大数据观念,在发展中求发展,更好的迎接信息技术、知识经济给档案工作带来的机遇和挑战。                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               

大数据时代,整个社会的生产方式、生活方式正发生根本性变化,人们的认知方式、管理方式也在发生改变。在此背景下的档案信息资源开发,通过海量真实数据的采集,管理与提供利用,能够全面呈现企业发展历程和管理活动实时动态,能够如实、可靠地反映事物之间的相互关系。铁路作为国民经济的大动脉,肩负着国家发展,国力富强的重大使命。在信息技术高度发展的今天,铁路系统的科学决策、技术创新和实时管理,更需要与之相配的信息资源提供强有力的数据支持和基础保证。

参考文献:

[1]于英香.档案大数据研究热的冷思考.档案学通讯,20152):4

[2]王卫平.论大数据对档案工作的影响及其带来的挑战.档案,20144):59

[作者简介] 玥瑄,沈阳铁路局档案馆,副研究馆员。