中国档案

学术论文

对私人档案管理的一些看法--从“借阅毛主席书信”谈起
 

                              吉林省档案局  姜如竹

内容摘要:笔者由引发热议的“借阅毛主席书信”谈起,分析了该书信的性质、所有权如何、应由谁保管等问题,引出私人档案的概念和特点,阐述了我国私人档案的管理现状,结合中办、国办印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,提出通过进行私人档案立法、完善私人档案工作机制来加强私人档案管理工作的建议。

关键词:私人档案  伟人书信  档案资源  档案所有权

据《长沙晚报》2015311日报道,194912月,湖南人邹介圭给当年的同窗毛泽东写信,陈述地方弊政,毛泽东收信后纠正偏差并亲笔给邹介圭回信,此后邹家人视毛泽东的回信如传家宝,1977年,这封信被新化县档案馆“借阅”,再未归还,邹家只拿到了复印件。

一封与共和国同龄的领袖私信,一段历时30余年的追讨之路,引发了争议:领袖物件究竟归属私人还是国家?

该报道刊发后,在网络上引发广泛转载和跟帖热议。截至20153121341分,在该新闻发布不到24小时的时间里,即在网易“新闻跟帖热榜”中位居第一,跟帖量为105208条。

作为一名档案工作者,笔者想更应该拷问的是,该书信的性质如何,应该归谁所有,此类事件反映出的私人档案管理工作应如何开展。

一、该书信是否属于私人档案

1.该书信属于档案。书信,又称书札、信札,泛称为尺书、尺牍、尺翰、尺纸、尺素等。书信交往在我国有两千五百多年的悠久历史。书信是中华民族文化宝库中的一笔重要财富,是研究特定时期的历史、文化、社会生活的重要依据。

《中华人民共和国档案法》第二条规定:档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

书信作为人们交流的传统形式之一,是人们在社会活动过程中形成的历史记录,以其真实的内容、遗存的真迹和广泛的信息, 将它的档案价值体现得淋漓尽致。因此, 可以肯定毛主席给邹介圭先生的书信属于档案。

2.该书信属于私人档案。该书信是否属于私人档案呢?要回答这个问题,首先我们要弄清楚什么是私人档案。国际档案理事会将私人档案定义为:“非官方性质的机关、组织、团体所形成的和非官方性质来源的档案。”法国档案界认为,“凡不由国家提供经费的单位和个人所形成的档案及政府官员在非公务活动中所形成的档案,均称为私人档案”。

我国《档案法》,没有明确使用私人档案这一概念,仅提及“个人所有的档案”,并将其解释为:“私营企业事业单位以及公民个人在私人事务活动中所形成的和通过合法继承、赠送或者在《档案法》公布实施前向社会收集和有偿征购等方式所获得的档案,或是指一个家庭(不多于三代人)或一个家族(不少于四代人)的全体成员,在各类社会活动中形成的档案” 。

目前,我国档案界有“私人档案”、“私有档案”、“民间档案”等多种概念。一般认为,私人档案的形成有以下三种方式:一是公民个人在私人事务中形成的档案,二是公民个人非职务范围内的科学研究、技术开发、文艺创作等活动中形成的档案,三是公民通过继承、接受捐赠、购买等方式从他人手中合法取得的档案。

私人档案除具有档案的原始记录性、信息性、凭证性等基本特征外,还具有以下特征:(1)私有性。私人档案所有权的私有性是私人档案区别于其他档案的本质属性,是第一位的。(2)广泛性。私人档案的形成主体极为广泛,可以说,只要有人类的地方,就有档案的存在。(3)社会性。私人档案和公共档案一样都是人类社会实践活动中形成的。无论其记录对象如何,私人档案都记录和反映了社会活动,是国家重要的历史文化遗产,是国家档案资源不可或缺的部分,是传统文化的承载者和传播者。这是私人档案社会性的最高体现。除此之外,一些学者还提出了私人档案具有私密性、载体多样性、易损易毁性等特点,都有一定的合理性。

综上,我们得出的结论是,毛主席给邹介圭的书信属于私人档案。

二、该书信应该由谁来保管

1.该书信所有权归属与继承。书信一经创作完成,写信人即享有所有权,他可以选择寄送对象,也可以选择处理或支配书信的方式。但其将信件寄出后,所有权便发生了变化,即归收信人所有,除非写信人在信中注明或者双方提前约定书信所有权归写信人所有,或者遭遇退信(动产物权变动的交付行为没有完成)。

书信作为交流之物,通常是要寄给收件人的。这种邮寄行为,在民法上被认为是一种赠与行为。2依据《中华人民共和国合同法》第一百八十五条:赠与合同是赠与人将自己的财产无偿给予受赠人,受赠人表示接受赠与的合同。依据此规定,赠与是双方法律行为的合意,当事人意思一致,合同即产生。毛泽东给同学回信,本身可以认为是一种赠与,毛泽东回信给同学,目的是进行一次信息传播,信件所使用的纸张本身价值不大,毛泽东和邹介圭在通信中已经产生合意,所以赠与是合法的。《中华人民共和国物权法》第二十三条规定,动产物权的设立和转让,自交付时发生效力。依据此条法律,纸张属于动产,自交付时即发生法律效力。毛泽东的信寄送给邹介圭后就已产生交付的法律效力,即所有权发生变动,由毛泽东变为邹介圭。

那么,邹介圭的家人是否享有信件的物权继承权呢?《中华人民共和国继承法》第三条规定:遗产是公民死亡时遗留的个人合法财产,包括:公民的文物、图书资料。邹介圭先生去世后,其继承人依法获得该信件的所有权。因此,邹家后人依法继承邹介圭的书信,也是合法的,受法律保护的。

2.该书信应该由邹家人保管。《中华人民共和国民法通则》第七十五条规定:“公民的个人财产,包括公民的合法收入、房屋、储蓄、生活用品、文物、图书资料、林木、牲畜和法律允许公民所有的生产资料以及其他合法财产。公民的合法财产受法律保护,禁止任何组织或者个人侵占、哄抢、破坏或者非法查封、扣押、冻结、没收。 ”该案中毛泽东给邹介圭的回信,属于邹介圭的私人信件,是公民的个人财产,理应得到法律的保护,任何组织不得侵占、没收。报道中相关部门负责人所称“根据我国的相关规定,领袖物件均要上交”,没有法律依据。

《中华人民共和国档案法》第十六条规定:“集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案,档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的,国家档案行政管理部门有权采取代替保管等确保档案完整和安全的措施;必要时,可以收购或者征购。”具体到该案,毛主席给邹介圭的信件对国家和社会具有保存价值是毋庸置疑的,但也明显不属于“应当保密”的范畴。依据上述法条,该信的所有者应该妥善保管。笔者认为该信的所有者是邹家人,理所当然的保管者也应该是邹家人。除非档案行政管理部门认为应该强制由其代替保管或者收购、征购。如果依据“谁主张谁举证”的法律原则,就应该证明邹家人没有能力、没有条件保管好该件档案,“保管条件恶劣”到“可能导致档案严重损毁和不安全”的程度,使得“代为保管”等措施成为“以人为本”、“依法治国”情境下的唯一选择。

三、该案对于加强私人档案管理的启示

在该案发生以后,有律师表示,“该案例在全社会呼吁依法治国的背景下具有特别的意义”,笔者从档案工作者立场出发,则认为该案折射出我国在档案资源体系建设中存在的制度短板,反映了强化私人档案管理的迫切要求。

1.我国私人档案管理的现状。活跃的社会生活积累了越来越多的私人档案,但有关私人档案的管理理论与实践在我国还很不成熟,私人档案的形成、管理和利用都缺乏法制化规范,私人档案资源制度建设还比较薄弱。(1)对私人档案重视程度不够,保管条件差。私人档案由于所有权的私有性以及“官本位”思想的误导,一直处于不受重视的地位,再加上私人档案所有者欠缺保管意识、保管条件较差,使得一些具有重要保存价值的私人档案任意流转,甚至遭到毁弃,严重威胁私人档案的实体安全。2)私人档案管理制度不健全,业务指导工作不到位。我国私人档案资源建设制度体系不健全,缺乏国家层面专门规章制度的指导,导致各级档案部门没有参照标准, 使得相关制度标准不一、规范程度各不相同。从私人档案资源建设工作顶层制度的缺失,到中层和底层制度不规范、不统一,导致档案行政管理部门的业务指导工作师出无门、缺乏有力抓手和切实可行的行业标准,直接加剧了私人档案资源建设的难度。(3)私人档案管理规章制度不配套,征集利用效率低。以私人档案征集工作为例,虽然大部分档案馆都有给予捐赠私人档案资源的公民以物质或精神奖励的规定,但在具体执行过程中,奖励经费的来源、审核、预算和控制制度等未形成配套措施,大大影响了公民捐赠私人档案资源的热情,进而影响到我国私人档案资源建设的进程。另外,“重藏轻用”思想,顾忌私人档案涉及的隐私权、知识产权、经济利益等因素,极大地限制了私人档案的利用,影响了私人档案价值的发挥。

2.强化私人档案管理的举措。笔者认为,要彻底改变大部分私人档案处于自主管理、无序管理之中的工作局面,就必须大力加强私人档案立法、完善私人档案管理体制、构建多方参与的管理机制,实现私人档案管理科学、规范,更好地开发利用私人档案信息资源,为社会的全面和谐发展、实现中华民族伟大复兴的“中国梦”提供有效服务。(1)加强私人档案立法。档案立法是推动国家档案事业前进的重要保障。加强私人档案立法建设,不仅是私人档案管理与私人档案信息资源建设的自身需要,也是档案法制建设的重要组成部分,更是国家实施依法治国基本方略的必然要求。加强私人档案立法要注意以下两点:一是从立法权限看,要构建相对独立的法律体系,坚持中央立法和地方立法并举的原则。私人档案立法必须与我国立法权限划分相对应,依照宪法及相关规定要求展开不同层次的立法。在私人档案立法阶段要重视地方立法,努力实现中央与地方在立法上的良性互动,因为地方立法较为灵活,可以先行探索为中央立法奠定基础。二是从立法内容看,要务实立法,建立内容丰富、贴近国情的私人档案管理制度。首先,要明确私人档案的概念和范围。“在有关的法律规范中对私人档案给出一个法律意义上的界定,确定私人档案为个人的合法私有财产,其拥有者必然会基于其私人档案的社会价值、历史价值以及文化遗产价值而尽力保管以保持其完整性,实现其价值。”其次,要明确私人档案保护的手段、方式和措施。将私人档案管理作为一项系统工程,通过建立权益保障机制、监控机制、市场机制、协调机制、心理引导机制,实现私人档案的优化管理。第三,要完善私人档案代管制度。明确代管的主体、标准、法律程序以及复议或提起诉讼的方法、程序等具体内容。第四,要建立私人档案价值评估机制,明确国家优先购买权。(2)完善私人档案管理体制,构建多方参与的社会化管理机制。20145月,中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(以下简称《意见》)要求,“规范并支持社会力量参与档案事务”。笔者认为,私人档案的管理,有赖于档案行政管理部门、社会组织和公民个人共同努力,尤其是要完善机制,调动社会组织和公民个人的积极性。要发挥档案行政管理部门和各级国家综合档案馆的优势,加大私人档案征集力度,拓展私人档案代管业务空间。《意见》指出,“家庭或个人档案中对国家和社会具有保存价值或应当保密的档案,档案行政管理部门要依法加强监督和管理”。这就要求各级档案行政管理部门通过建立私人档案登记制度、代管制度、帮助制度,尽可能地掌握珍贵私人档案所有者、性质、数量、保存地点、保管状况、流转等情况,通过荣誉激励、物资奖励、免税等手段加大征集力度,创造保管条件,帮助私人档案所有者管理好档案。充分发挥社会组织作用,创新私人档案管理模式。《意见》指出,“规范并支持档案中介机构、专业机构参与档案事务”。私人档案数量巨大、形式多样、情况复杂,档案行政管理部门要把那些自身不该管、管不了、实际上也管不好的档案事务交给社会力量去管。第一,建立私人档案馆。建立私人档案馆可以把民间力量与政府职能有机结合起来,有着不容忽视的重要意义和积极作用。一是有利于为私人档案提供一个良好的保存环境。私人档案馆不仅可以为有价值的私人档案提供安全优质的保存环境,而且还可以更好地满足那些对国家和社会无明显保存价值但对个人却弥足珍贵的私人档案所有者及收藏爱好者的需求,为他们提供一个门槛低、品质优的寄存场所。二是有利于为私人档案提供规范化管理。私人档案馆拥有优质的设备和专业的管理人员,便于对私人档案进行专业化、科学化、规范化的管理,带动私人档案的进一步发展。三是有利于私人档案信息资源共享。目前,绝大多数的私人档案仍散存在私人手中,且多被作为“传家宝”,在家族、家庭内部世代相传,其利用率受到的限制和束缚是不言而喻的。通过建立私人档案馆,将私人档案集中统一保管,有利于资源整合,起到丰富和完善国家档案资源的作用。在建设私人档案馆中,要注意空间布局,形成纵横交错的私人档案馆网络体系;加强政策扶持,适当引导;给予人才支持,为私人档案馆提供业务服务、学术服务、人才服务,帮助其建立起高水平的技术人员队伍,引导行业协会制定行业自律规范和惩戒规则,对行业成员进行自律管理和监督,切实帮助和提高私人档案馆管理档案的水平。特别要注意培育私人档案馆的自我生存和发展能力。私人档案馆完全可以通过市场行为获得自我生存和发展能力,如美国纽约的贝特曼档案馆,其收集的档案材料极为珍贵,利用一次馆藏档案的费用从几十美元到几千美元不等,每年盈利在一百万美元左右,《纽约时报》曾评论说:“贝特曼档案馆的利润会使任何一个哈佛商学院的毕业生羡慕不已。第二,引入市场机制,引导社会组织积极参与私人档案业务服务。引导建立档案事务所、档案事业服务中心、档案咨询服务中心、档案技术服务中心等各种社会组织,发挥其市场化社会化程度高、服务形式灵活多样的优势,开展私人档案咨询服务(包括管理咨询、信息咨询、技术咨询、专业咨询、研究咨询等服务)、代理服务、寄存服务、价值评估和教育培训服务,提高私人档案所有者的档案意识,协助私人档案所有者对其拥有的档案进行科学规范的管理。千方百计加大投入,保障私人档案管理资金需求。任何一项事业要想较快发展,都需要大量人力、物力、财力的投入,私人档案管理也一样。一方面政府要加大投入,将征集私人档案所需资金列入财政预算,以保证能够“对捐赠重要、珍贵档案的,给予一定奖励”(《意见》),从而调动民众的捐赠积极性;另一方面要多方筹集发展资金,“支持企业、社会组织和个人依法设立档案事业发展基金”(《意见》),甚至可以引导实力雄厚的档案服务企业通过上市等手段进行融资筹资。

加大宣传力度,强化私人档案所有者的自我管理。现阶段绝大多数的私人档案都由其所有者自行保存,私人档案所有者的保管态度和方式,直接影响着档案的完整与安全。因此,要引导私人档案所有者本着对国家财产负责、对民族记忆负责的态度,妥善保管好档案资料,避免无意损毁、恶意破坏。