论基于新媒体平台的档案服务创新

论基于新媒体平台的档案服务创新

天津师范大学津沽学院

刘云霞  孟凡玲

摘要:目前档案事业的发展仍然存在一些问题,笔者认为追根溯源,是因为档案对政府、公众的工作及生活影响力不大,导致公众档案意识薄弱,一些地区和部门对档案工作重视度不够。新媒体技术的发展为档案服务提供了新的方式、方法,本文主要介绍了利用微博、微信公众服务平台进行档案服务,同时也提出设想,利用移动终端进行档案特色服务。档案机构利用这些创新服务方式,可以提高公众档案意识,进而解决档案事业发展过程中的问题,推进档案事业科学、有序发展。

关键字:档案服务;新媒体平台;微博;微信;移动终端

Abstract: At present, there are some problems at the development of the archival cause. Because the influence of the archives on the public and the government is so little, the public archives consciousness is weak and some locations and departments do not pay enough attention on the archives work. It is the underlying reason. The developments of the new media technology provide new methods for the archives services. This paper describes two new ways to offer archives serves for the public, using the micro-blog, micro-chat. At the same time, the author put forward the idea of using the mobile terminal to serve the publics. Archival institutions use these innovative services to raise the public awareness about archives. And then it maybe can solve the problems during the development of archives work, and promote its development scientifically and orderly.

Keywords: Archives serves; New media platform; Micro-blog; Micro-chat; The mobile terminal

中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中提到目前档案工作中存在的一些问题,其中一个非常值得重视的问题即:一些地区和部门不够重视档案工作。这是从政府及行政部门角度来看,对档案及档案资源重视不够。其实公众对档案的了解更是知之甚少,更不用谈重视。笔者认为究其原因,主要是因为档案及档案资源在部门工作及人们生活中的影响力不足。档案事业发展一直是以“国家模式“发展,档案工作的开展,更注重档案的保存,公众缺少档案利用的意识,并对于档案利用的渠道缺乏了解。互联网技术、信息技术及通讯技术的迅速发展已经改变了信息传播方式。CNNIC发布第35次《中国互联网络发展状况统计报告》中指出,截至2014年12月,我国网民规模达6.49亿,互联网普及率为47.9%,手机网民规模达5.57亿。在这种新形势下,新媒体平台已经成为信息交流与传播的主要媒介之一。

档案相关部门也应充分利用新媒体平台,创新档案利用及服务的方式及渠道,扩大档案利用的主体,使档案资源能够得到充分利用,使档案文化加以广泛传播,使档案宣传渠道得以拓宽,进而彰显档案的独特魅力,提高档案的影响力,这样很多问题也会迎刃而解。

新媒体是指建立在数字技术和互联网基础上,具有信息传播功能的互动性新型媒体形态,主要涵盖了电脑、手机、数字电视等终端。[1]新媒体的“新”主要是针对“旧”媒体而言,比如门户网站、纸质报纸、广播、电视等。新媒体是一种互动式数字化复合媒体。新媒体平台其类型主要有即时通讯(微信、QQ、MSN等)、博客、微博、论坛等。其主要特点有:参与的开放性、信息交流的交互性、信息的即时性、表现方式的多样性及传输内容的丰富性。

    目前,许多档案机构已经积极参与到新媒体平台中,利用新媒体平台创新服务方式,传播档案文化。大多档案机构利用比较多的多媒体平台是微博,微信等。本文以首先以微博、微信为例,来分析一下目前档案部门利用新媒体平台开展的档案服务与利用。

一、基于微博平台的档案服务

使用微博开展档案信息服务,能打造个性化档案信息服务,提高信息共享及时性和服务整体水平。目前档案机构利用微博开展档案服务主要集中在以下几个方面:档案相关法律法规的公布及解读、档案文化宣传、档案工作相关新闻动态公布、档案服务宣传、档案收集等。档案机构可以根据实际需要,进行文字、图片、声像视频、链接地址、转发微博等形式来发布信息。微博信息传播范围广,其粉丝转发效应及裂变效应可以凝聚更多有相同需求及兴趣的公众及专家、学者,在微博中进行信息交流。在经验交流及学术交流中,使专业水平及服务水平得以提升,同时可以倾听到公众对档案的需求,使档案的公开范围扩大。

以江苏省档案局官方微博为例,该微博共发1626条信息,拥有27837个粉丝(截止2015年4月20日23:00)。与其他档案机构官方微博比较而言,该微博是发布数量较多且粉丝量较大的微博。江苏省档案局官方微博于2015年2月1日全新改版,立足于实际工作,首先推出家庭档案整理手册、查档去哪儿、眼尖儿上的档案等栏目,并后续推出档案微电影、江苏抗战、你所不知道的学校等等,这些主题既贴近公众,贴近实际,满足了公众需求,同时也加强了档案文化的宣传和档案信息资源的共享。

江苏省档案局官方微博中比较有特色的一个栏目是《家庭档案手册》,本栏目对于家庭档案的整理、数字化管理、保管等方面的专业知识进行详细讲解,是一个档案知识普及性栏目。这个栏目一方面加强了公众的档案意识,让公众意识到档案不是与自己毫无关系的,而是就在自己身边,不仅只有政府部门产生的文件才能称之为档案,家庭中产生的很多文件资料也是档案。对于档案意识的宣传以及档案整理知识的宣传,使公众加强了对档案工作及档案事业的认识。

《档案穿越》讲述了江苏省内部分档案馆内档案所承载的历史故事,并在文字叙述后,附上相关档案原件。这些故事集趣味性与知识性于一体,既传播了知识,又宣传了档案史料。《民国官司》主要为公众呈现了民国时期某些官司判决书的原本电子版,这些档案对官司内容、判决法律依据、理由等进行详细的记载,可供兴趣爱好者参考,并为法学研究者进行案例研究提供第一手资料。《档案帮你忙》分为民生篇、寻人篇、研究篇、史志篇、经济篇、政务篇等几个方面。主要从这几个方面来展现档案在生活方方面面所起的作用,既是对档案的宣传,也是能激发公众对档案的利用热情。《江苏抗战》栏目为民众呈现江苏地区在抗战时期留下的珍贵档案,一般以档案原件电子版形式来展现,让民众体会到抗战时期的相关历史原貌,也激发民众的爱国热情。例如,在微博中发布了1944年金坛县抗日民主政府印发的抗属免征公粮证原件电子版及抗战传单:海军实力比较等。此外,微博中还有《江苏三十年历史上的今天》、《档案微电影》、《档案中的节日》等丰富多彩,形式多样的栏目。

微博中每个话题都引来不少公众或部分专家学者的评论及留言,乃至是粉丝的相互转发,这既可以体现出公众的需求及兴趣点所在,也方便官方微博管理人员就微博留言给予及时、准确的答复。这也是对微博服务的一种反馈。

从上述实例中可以看出,官方微博公众平台集结了档案文化宣传、交互式信息咨询服务、档案学术及经验交流、相关业务推送服务、档案服务效果反馈等服务方式,并利用文字、图片、音视频等多样化形式为公众提供珍贵档案原件及复印件的电子版等服务。相比网站咨询、邮件咨询等被动或单向的服务方式,通过微博,档案机构能够为用户主动提供相关档案服务,并且更快捷准确。同时,微博的受众非常广,这样使档案信息在短时间内能向数量众多的公众传播。

二、基于微信平台的档案服务

微信是中国最大的互联网综合服务提供商腾讯公司在2011年1月正式推出的一款移动即时通讯软件。它以移动网络为渠道,快速发送文字、实时语音信息、名片、图片、视频等,2013年初腾讯公司宣布,微信注册用户突破3亿,而到2014年,微信注册用户已达6亿。微信成为中国最热门的互联网手机应用软件,也被业界成为“移动互联网时代的风向标”。

经笔者调查,目前有不少档案机构也开通了微信公众平台,利用该平台以丰富的多媒体形式,为公众提供多样化的便捷服务。例如,厦门市档案局、浙江省档案馆、青岛市档案局等都拥有微信公众号,并且其内容比较详实、丰富。其功能基本涵盖了以下几点:业务指导及利用咨询,档案工作信息传递,档案法律法规的公布与解读,档案文化宣传,馆藏介绍、档案公益服务等。

以厦门市档案局官方公众号“厦门档案”为例,厦门档案为公众平台的定位为:提供档案公众服务,发布动态信息,传播厦门历史文化。公众号主要分为三大模块,档案服务、厦门档案、档案动态三部分。“档案服务”为公众提供服务指南、预约查档、业务咨询、兰台学苑、职称培训等方面的咨询及服务。其中预约查询及业务咨询均开通在线客服咨询服务,能与公众形成即时交流。兰台学苑及职称培训为公众提供相关档案知识及职称评审结果查询功能。“档案厦门”分为纪录片、抗战纪念、鹭岛见证、厦门故事、编研成果几部分,这几部分是根据档案史料进行分专题整理,理清厦门历史,让公众对厦门的发展及某方面的历史事件进行全面了解,这是对档案二次开发成果的呈现,提高了档案文化的宣传力度,增加了档案的影响力。“档案动态”部分分为信息速递、夏档微博、门户网站、档案征集、投诉建议几部分,这部分是对档案相关新闻动态的最新发布,以及相关网站链接的更新,使没有的到相应信息需求的公众能够在此公众平台根据相应提示,寻求其他获取档案的方式。

从内容上看,微博平台的信息推送服务是依托馆藏进行相关内容的编写,作品原创性强,同时又具有地域特色。语言具有可读性,用户易懂,且易于接受。更值得注意的是在推送的内容上,选题更贴近公众关注的热点,接地气。推送内容体现了地域文化特色和档案特色,并与社会热点相结合,这是能吸引公众兴趣的关键所在。

从形式上看,微信公众平台强大的功能允许公众平台设置多重自动回复,包括添加回复、关键字回复等,这样就可以满足用户需求。对于自动回复无法解决的问题,可以进行人工咨询,工作人员做出及时的回应,形成与用户的有效互动。微信公共平台发送的信息,每个关注的人都能看到,这相比微博来说,实时性更强。因为如果关注微博数量太多,看到的最新内容都是随机的,只是得到关注微博的部分更新信息,而不是全部。这也是微信优于微博的一个地方。

三、档案服务发展新趋势:手机移动终端APP的应用

根据中国互联网络中心发布的第35次《中国互联网络发展状况统计报告》,截止2014年12月底,中国手机网民达5.57亿,网民中用手机上网人群占比由2013年的81.0%提升至85.8%,中国网民通过台式电脑和笔记版电脑接入互联网的比例分别为70.8%和43.2%,手机上网使用率为85.8%,手机稳固得占据第一上网终端得地位。在这种发展趋势下,手机移动终端将有可能成为档案服务的新模式。

移动终端形式的档案服务不是通过档案机构门户网站或者微信、微博公共平台去获取档案信息资源,而是通过下载安装软件,通过认证登陆的专属档案信息利用端,即手机APP客户端。目前档案数字化展开如火如荼,这正为移动终端形式的档案服务提供素材。档案数字化即对档案进行符号化,移动终端将文本、图片、音视频等融为一体。2013年6月,武汉档案馆以“敢为人先,追求卓越”的精神,推出了全国综合档案馆首个手机档案信息及文化推送系统。该系统提供了手机及电脑客户端两种形式。通过“武汉档案馆档案信息及文化推送系统”,扫描“二维码”下载并安装客户端,进入“武汉档案馆档案信息及文化推送系统”的界面,指尖轻点手机,武汉市档案馆拥有的档案及文化信息就可以轻松地供民众手机下载。武汉档案馆的档案数字资源就可以装入手机中随身携带,即可享受武汉市档案馆丰富的档案数字资源。笔者下载该客户端进行了试用,客户端中包括档案局文化展、最武汉、历史写真等档案信息及文化推介栏目。武汉档案馆的信息在此移动终端上进行鉴选、提炼、汇集,并为公众研读,达到档案资源的开放利用的目的。

移动终端形式的档案服务方式,是一种更贴近公众的服务方式,使公众真正拥有“指尖上的档案馆”,随时携带的“移动档案馆”。必将开启档案信息传播及档案服务的新模式,扩展档案服务乃至公众文化资源的服务范围。这样不仅有利于档案资源的价值增值,同时也有助于我国档案信息化体系及信息资源体系的构建,

四、结语

利用微博、微信及手机移动终端APP等新媒体平台开展档案服务,是创新工作方式,践行群众路线的新举措。它有效地拓展了档案服务领域,为公众打造“指尖上的档案馆”,使公众足不出户,轻松便捷地浏览档案馆藏,享受在线查档、参观档案展览等服务。在数字化大背景大,新媒体平台的应用使数字化资源得到最大的利用,实现了其最大价值。创新方式在方便公众,解决公众所需的过程中,也增强了公众的档案意识,优化了档案服务,从而为档案事业的发展铺就康庄大路。

发布者:后台管理员   点击数:1104   发布时间:2015-05-09 14:54:25   更新时间:2018-01-04 15:11:40
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