扶持与推广档案事务社会化的现实意义

扶持与推广档案事务社会化的现实意义

宝上越

【摘  要】:在中国档案面临的一系列新形势下,扶持与推广档案事务社会化具有现实意义。其在社会效益方面,可作为档案行政管理部门职能转型的前期准备工作。在经济效益方面,可以为推动地方经济结构向高端第三产业发展添砖加瓦。

【关键词】:新形势、职能转型、档案事务社会化、档案事务所

随着我国社会主义市场经济的蓬勃发展,有相当数量的私营企业逐渐向正规化、专业化的大体量经济实体演变。在这一过程中,企业自身会自然而然的发现,诸如会计、法律、档案等繁琐的大量非行政事务在耗费企业的管理成本【1】,且效率低下,形成明显的企业发展瓶颈。部分相应的专业化服务机构近年来应运而生且效益显著,卓有成效的满足了私营企业逐渐壮大的商业发展需求。

然而,针对私营企业的档案事务服务在我国仍然滞后,在私营经济飞速发展的二三线城市更为明显。以鄂尔多斯为例,根据我们对私营企业档案业务长达十年的跟踪观察结果发现,煤炭、钢铁、路桥等高速发展行业,对专业的档案事务服务需求逐年递增。在这种供不应求的态势下,一些本地的档案事务所才后知后觉的成立并缓慢发展起来,但市场需求仍然需要外地档案事务所进一步参与进来,才能勉强满足。

这对参与调研人员来说,是一个新发现:私营企业因商业发展需要,对所有可以促其自身发展的专业化因素都十分敏感,档案服务作为企业文化的重要组成部分日益为企业所重视和加强,所以先于社会大众产生了较强的档案意识,进一步产生了对档案保管、研究分析、开发等业务的自觉性。可以说,这是市场经济发展到一定程度时,档案事业将会必然遇到的新态势。

针对这一新态势,我们进一步思考:中国档案人在这一事业新态势来临以前,需要做些什么?更具体的说,二三线城市的档案部门在新态势来临以前,如何合理应对来把握机会。

我们思考得到的结果是,需要扶持和推广档案事业社会化。这对未来档案事业的发展以及地方经济建设都具有非凡的现实意义。

一、作为档案行政管理部门职能转型的前期准备

2009年6月,财政部、国家发展改革委员会等九部委联合下发了《关于鼓励政府和企业发包促进我国企业服务外包产业发展的指导意见》,《意见》鼓励政府和企业通过购买服务等方式,将数据处理等不涉及秘密的业务外包给专业公司,促进我国服务外包产业又好又快发展。2014年5月,中办、国办印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》提出,要规范并支持社会力量参与档案事务,充气发挥档案学会等社会组织的作用,推广政府购买服务,凡属事务性管理服务,引入竞争机制,通过合同、委托等方式向社会购买。2014年12月,国务院下发了《国务院关于促进服务外包产业加快发展的意见》,意见提出要明确产业发展导向,同步推进信息技术、业务流程和知识流程外包服务,着力发展高技术、高附加值服务外包业务,促进向产业价值链高端延伸。定期发布《服务外包产业重点发展领域指导目录》,加强对服务外包产业发展指导。三个意见在五年之内接连促进了相关各项领域的服务外包产业发展,档案事务作为业务性、知识技术性极强的服务普遍存在部门,成为未来政府采购服务和公有、私有制企业的服务外包项目,是明显趋势。提供相关服务的档案中介机构,属于独立法人、自主经营的市场主体,行业规模必然跟随市场规模进一步扩大。

其天然具有服务性,追求社会效益。同时,作为市场主体的档案中介机构也具有追求经济效益的盈利性。如何保证两种基本性质的平衡,是此类行业发展的首要问题:谁来负责政府监管?谁来对此类经济活动主体的进入、退出、相关资质进行监督与管理?

对此,档案行政管理部门的职能转型就呼之欲出。其管理职能将发生重大变化,以期更好地履行统筹规划、组织协调、强化监督的职能,实行宏观的档案事业管理。【2】但是这需要一个前提条件:档案行政管理部门对档案中介机构的管理需要相应法律法规作为支持,其监管权力需要受到法律认可,确定监管角色。【3】

而相关立法,又需要在前期针对这些作为市场主体的档案中介机构行业进行充分调研,才能保证立法准确,尺度适宜。这一套环环相扣的行业进步程序缺一不可,否则以最乐观的估计,中国的档案事业的滞后仍然要持续到2020年以后。

前文提到档案中介机构是独立法人的市场主体,档案行政管理部门对其没有法律上的监管依据和权力,那么针对其行业的立法前期调研就无的放矢。江浙地区作为全民所有制企业或事业单位,实际意义上并不完全属于该行业的普遍业态。【4】

 我们针对具有市场主体性质的档案中介机构的唯一深入充分调研途径只有两个:第一是促使成立相关的行业协会,通过行业协会进行调研。然而近年来我们鄂尔多斯档案局在相关跟踪观察调研中发现,该行业的行业壁垒非常严重,原因就在于行业市场极大而从业市场主体较少,经济效益丰厚,其行业自身对这种缺乏监管又鲜于竞争的商业环境十分维护。更遑论以立法监管为目的,去要求行业配合对其进行立法前期调研。

 这就是当今档案事业社会化、商业化的态势:少部分人闷声发财,乐得无人监管,在缺乏竞争的环境下毫无业务进步可言,行业进入刚萌发就倒退的恶性循环,偏偏在此时档案事业发展的关键节点又悄然而至。

第二个路径相对具有开放性,便于受到接受:如本文题目所示,对档案事务社会化进行一定程度的扶持与推广。当我们以未来行业的监管者为面目示人,反馈给我们行业的抵触情绪在所难免。那如果我们以行业的扶持者与推广者的面目与之接触呢?

这个问题很容易理解:国家档案局针对作为市场主体的档案中介机构,准备一套包含投资、补贴、政策支持等内容的一揽子优惠政策,谁愿意接受扶持的配套监管办法,谁就可以拿到这些优惠扶持。这时整个封闭的循环就可以被打破,政府和人大可以将此作为切入点,进行档案中介机构行业立法的前期深入调研。

此立法前期调研如果能推动相关行业监管法律成形,档案行政管理部门的职能转变就可以坚实的达成,权力空前扩大,推动相关事业和行业的发展力量会陡然增加,促使整体稳步进入到有序竞争、市场氛围浓厚的高速发展良性循环。【5】

二、为推动地方经济结构向高端第三产业发展添砖加瓦

一部人类文明史就是一个社会分工的进程史,每一次社会大分工,都可以强有力的推动人类社会向前迈进一大步。人类文明进入工业时代以来,遇到的棘手问题接踵而至,蓬勃发展的商业对人类提出了数字形式的挑战,会计成为解决巨量复杂数学运算的方法,会计师行业就此诞生。现代化城市的出现又为人类带来了针对秩序的严峻考验,法律开始构建人与人的新秩序,使人们可以面对法律世界的律师行业因此诞生。当人类每每遇到新的文明进步羁绊时,一个全新的解决方式和社会分工就会出现,为人们解决以往令人感到棘手的问题。

进入二十一世纪,我们又遇到了一个从未谋面的新局面:这是一个信息爆炸的时代,人类的平均文化程度从未达到如此高的水平,人类的交流手段也从未如此便捷和迅速。人人都会产生信息,人人都在传递信息。在以往信息交流手段不甚发达的两千多年,文字作为信息的主要载体,作为少部分人的特权,稀缺而珍贵,我们还有能力尽量保存并逐渐消化,进行开发利用。然而到了今天,我们在用老办法梳理着巨量的信息,虽有超乎往常的收获,但同时流失的珍贵信息也比以往任何时候都值得扼腕叹息。信息大爆炸向人类提出一个新问题,如何保留有价值的信息?档案人需要毫不犹豫的将信息保存作为己任,解决当下这个挑战。

这不仅仅是挑战,也是机遇,是需求,是市场,是社会效益,也是经济效益。过去只需要我们对国家决策层负责,要保留重要信息,要对这些重要信息开发利用,呈献给决策层作为政策参考。一个睿智的人,需要知道昨天的自己都做了什么事情,才能决定明天自己还要做哪些事情。新中国成立以后向前迈出的每一步都有我们档案人的辛勤付出,从三峡大坝的长时间前期论证,到南水北调工程前期统筹规划,中国档案事业的厚重,在给后来人以大胆畅想未来的豪迈。 

当商业以关乎国家命运的重要角色再次出现在中国的历史舞台,我们需要负责的对象就又增加了一位,商人。国家决策层需要参考关键的档案文献来决策重大战略部署,商人也需要重要的翔实资料汇总,来考虑下一步发展方向。他们作为当今国家崛起的重要支持力量,也需要中国档案人的倾力支持。

不仅仅是国家决策层和商人,越进入信息爆炸的时代,各行各业的人们对档案服务的需求就愈加繁盛,因为每个人每个行业都需要对信息加以储存整理与开发。再加上信息技术的飞速发展,档案从业者在面对巨体量信息的时候,更加游刃有余。

除了以上所述的社会效益,经济效益也不容小视。档案事务所作为服务型行业,其自身的产业附加值就非常高,在服务型行业产业链中的位置可上可下,能够产出基本的专业服务,也能消费诸多其他高附加值的专业服务,服务对象也可以是一二产业中的传统部门。而且不论各行各业,只要市场主体的体量够大,就必须寻求档案事务的专业服务。

以一个中等规模的律师事务所为例,其通常为合伙制,公司部门主要分为业务部门和行政支援部门。出于成本控制考虑,经营超过五年以上的律师事务所会委托专业的档案中介机构来管理相关档案。【6】档案中介机构从中赚取的第一种收益是档案基本管理委托费用。其后五年托管档案会随着正常业务进度增量,这期间短期(一年期)档案委托费用是呈上涨态势的,出于成本控制的需要,律师事务所会要求档案中介机构将这批档案的大部分作电子化处理,这是档案中介机构赚取的第二种收益。如果包含对律师事务所的临时档案管理培训指导服务、开发利用出版整理等全套规范化服务,所产生的收益种类将近十种。

如果参与到大型商业活动(诸如并购)中的前期准备和后期档案整理,单次收益就非同小可。其在赚取收益的同时,专业而卓有效率的工作与会计师事务所、律师事务所通力配合,往往能使商业项目以极快的进度成形。商业社会,时间就是金钱,越为精细的分工越有利于抢占先机,促使利润最大化。

任由市场需求来吸引供给缓慢成形,这是经济自由主义的思路。以行政手段来对市场经济产生积极影响,这才是中国社会主义市场经济的一大闪光点。本文开头所提到的国人档案意识萌芽初露,这是一面新态势;国家努力稳增长、调结构、扩大内需、促进服务业外包,这是一套新政策;科技领域信息技术相关成果日臻成熟,这是一个新条件。我们档案人需要抓住这一千载难逢的绝佳机遇,做好我们应该在太阳初升以前应该做的事情。

也就是说,扶持和推广档案事务社会化是我们的事业从朱墙走出,迎向广阔天地的必由之路。档案事业将以商业化面貌的档案事务所为排头兵,迸发活力,服务全社会,实现自身价值。档案行政管理部门和档案学会,将以监管者和智库的角色保证这个崭新的朝阳行业处于健康稳定的良性循环。

参考文献】:

[1]、[2]吴加琪,李广都.我国档案中介组织的现状分析及业务展望[J]档案学研究,2004(4):49-51.

[3]毛灵芳.对主张档案业务外包的反思[J].档案管理,2013(3):29.

[4]魏兆融.档案事务所的工作实践与思考[J].档案学通讯,1994(5):21.

[5]徐云鹏、潘纯瑶.浅谈我国档案中介机构的改革[J].兰台世界,2008(12):46-47.

[6]赵联果.律师事务所业务档案管理存在的问题及对策[J].科学管理,2015(2):85.

发布者:后台管理员   点击数:1380   发布时间:2015-05-09 14:55:39   更新时间:2018-01-04 15:10:43
相关文章